may 272011
 

Éste es el segundo artículo de un total de 4 que componen esta breve guía.

OficinaEn este segudo artículo veremos como preparar nuestro Stand, para conseguir el mayor éxito posible en nuestro paso por la feria. Analizaremos los distintos puntos a tener en cuenta antes y durante la contratación de nuestro stand y Servicios Feriales, para que, al mismo tiempo que obtenemos una mayor independencia del proyecto y menos problemas de última hora, consigamos unos servicios de calidad, tanto en la atención como en los acabados, y unos costes lo más reducidos posibles y sin sorpresas.

2 – Preparar su stand.

Lo primero que habría que tener en cuenta antes de contactar con una empresa proveedora de Stands y/o Servicios Feriales, son los siguientes puntos:

  1. Presupuesto TOTAL que se va a dedicar a la asistencia de 1 feria.
  2. Qué área de negocio fomentar: (Dependerá de los servicios o productos ofertados de la empresa, de sus necesidades de mercado o de la temática de la feria en concreto)
  3. Qué imagen quiero dar: (Si se apuesta por una imagen tradicional, continuista, innovadora, futurista, con mayor incidencia en el apartado gráfico, en los elementos constructivos, en la iluminación, en la dinámica…)
  4. Qué voy a exponer: El tipo de producto físico o servicio a exponer y su forma de presentación en la feria.

Una vez se ha estudiado o se tiene más o menos claros estos puntos, es hora de contactar con el proveedor de Stands o Servicios Feriales.

Le recomendamos comenzar este proceso con suficiente antelación a la inauguración de la feria, (por norma suele ser unos 3 meses de antelación), ya que así además de tener tiempo suficiente para reaccionar ante posibles imprevistos, también podrá evitar sobrecostes.

Este punto es quizá uno de los más importantes que trataremos, ya que depositaremos en otra empresa nuestra confianza para nuestro paso por la feria y de ella dependerá en gran medida nuestro éxito en la misma.

2.1 – ¿Con qué empresa o empresas contactar?

Bien, una vez llegados a este punto toca plantearse con quién vamos a contactar. En el mundo ferial existen muchas empresas, las cuales se pueden clasificar en 2 grandes grupos:

  1. Proveedor Global (Que se podrían clasificar en pequeños, medianos y grandes proveedores)
  2. Agencias (Pueden ser Agencias especializadas en márketing ferial, Agencias de Publicidad, Estudios de Arquitectura, etc…)

Según la forma de enfocar nuestro paso por la feria, optaremos por una de las distintas opciones.

¿Cuáles son las situaciones en las que son recomendables contratar a una Agencia?

  1. Para crear una campaña visual de marketing general o marketing ferial, donde nos realicen la creatividad de imagen, colores, logos, slogans, o ideas específicas para luego aplicarlas a un Stand.
  2. En caso de buscar como máximo exponente absoluto la imagen constructiva, se recomienda, en algunos casos, contactar con un estudio de arquitectura que ejecute un proyecto completo de solución constructiva. Teniendo en cuenta 2 puntos: Primero, esta solución es usada por muy pocas empresas, ya que hoy día no hay grandes diferencias entre las soluciones que un estudio puede ofrecer, con excepción de un Stand de muy grandes dimensiones y presupuesto donde el buque insignia sea el propio stand (recordemos que es efímero) como obra de arte en sí, o cuando se busca un ejercicio de anticipación a la tendencia actual de imagen. Segundo, no todos los estudios de arquitectura están especializados en el diseño de Stands, ya que es un mundo diferente con un marco propio donde limitaciones como el presupuesto, las limitaciones constructivas intrínsecas o por normativa del recinto y el tiempo de ejecución (rara vez más de 4 o 5 días), hacen que el proyecto no sea ni económica ni tecnicamente viable.

¿Cuáles son las situaciones en las que son menos recomendables?

  1. Al no poseer infraestructura necesita subcontratar casi el 100% de los servicios feriales, incluido el Stand, con lo que incrementa el precio final, a veces, de manera significativa.
  2. Se añade  un intermediario más en la interlocución, por lo que se reduce el tiempo de respuesta ante cambios de última hora, imprevistos, urgencias, etc… y además se obstaculiza la transmisión pura de ideas y conceptos entre el Expositor y el Proveedor.

ProveedoresUna vez concretado este punto, nos dispondremos a buscar la empresa que se encargará de nuestro Stand y Servicios Feriales. Puede ser que ya conozcamos alguna, por haber trabajado anteriormente con ella, por recomendación, por conocerlas de trabajar con empresas colaboradoras o del sector, por su propia publicidad, etc. Para contactar con una empresa los mejores medios suelen ser por recomendación o a través de internet.

En caso de optar por un Proveedor Global, asgúrese de que posean realmente infraestructuras como talleres, material, mobiliario, operarios, etc… busque una garantía que le asegure que su Proveedor Global dispone de infraestructura propia para ejecutar al menos el 50% del proyecto.

Nosotros recomendamos contactar con 2, 3 o 4 empresas diferentes para que nos presenten sus propuestas, lo ideal es no encargar un proyecto a más de 4 o 5 empresas, ya que con ese número ya obtendremos un abanico suficiente de ideas y presupuestos para elegir, además, esperar a recibir el proyecto de todas ellas a menudo demora el tiempo disponible de los preparativos previos a la feria. Las empresas que no cobran por sus proyectos cubren sus gastos con los contratos que realizan. Un proyecto es un concepto de diseño individual para cada cliente, feria, momento y presupuesto. Un abuso de peticiones a distintas empresas para un mismo proyecto perjudica a los Proveedores de Stands, Servicios Feriales y Agencias, por lo que finalmente harán repercutir todos esos gastos en sus clientes, siendo algo contraproducente para ambas partes.

2.2 – ¿Qué necesito transmitir a las empresas elegidas para que me presenten un proyecto?

Esta es quizá la parte más importante dentro de este apartado, ya que de ello dependerá la correcta transmisión de la idea y conceptos a nuestro proveedor. Todo este compendio se hará a través de una reunión física o virtual y la entrega de un briefing. Dentro de este briefing habrá cierta información relevante que la empresa Proveedora usará para desarrollar su proyecto, junto con las conclusiones habladas o escritas fruto de la reunión. Un briefing debe contener al menos la siguiente información útil:

  1. Tipo de stand que se requiere (modular/prefabricado, de diseño…) y estética (tradicional, vanguardista, minimalista, etc)..
  2. Énfasis: Decir cuál será el eje o ejes del stand, como por ejemplo, practicidad o utilidad como concepto preferente, calidad de materiales y acabados, visualización de elementos gráficos o audiovisuales, actuaciones o presentaciones en vivo, zona de bar, zona social, etc…
  3. Necesidades básicas: Almacén, armarios, estanterías y su dimensión, dependiendo de los elementos a exponer o utilizar en el stand. Mostradores o puntos de información y atención al cliente. Zona social, número de personas estimadas a ocupar dicha zona, barra de bar o zona de bar con número de mesas estimados, cocina, toma de agua/desagüe, fregaderos, puntos de luz o enchufes con permanencia 24H, expositores específicos para producto, podiums, vitrinas, hornacinas, urnas, elementos colgantes… Metros de pared disponibles o de suelo para colocación de productos pesados, maquinaria, cartelería y rótulos esenciales… Mobiliario esencial, número de sillas, percheros, papeleras… Necesidades informáticas y de conectividad a internet…
  4. Manual de imagen de la empresa: Si no dispone de un manual de imagen, adjunte, a ser posible en formato digital de alta calidad, los logotipos de su empresa, los colores corporativos, y las imágenes a usar para la realización de su proyecto.
  5. Idea Global: Si desea un stand complétamente nuevo (si no ha asistido a una feria anteriormente o quiere cambiar radicalmente su imagen) o desea basarse en una idea anterior, propia o ajena, o de mejora o actualización de la existente. En este último caso, adjunte referencias, fotografías, bocetos, etc, de Stands anteriores de otras ferias que sirvan para visualizar el concepto.
  6. Presupuesto orientativo para el proyecto. Ya que sin este dato, le pueden presentar proyectos muy dispares entre sí, desde algo sencillo y práctico que cubra sus necesidades anteriores, hasta un stand de gran complejidad y decoración.

Toda esta información es la que asegurará la satisfacción por los proyectos presentados, y agilizará tanto la ejecución del mismo por parte de los Proveedores elegidos, como la calidad de los mismos y el ajuste a sus necesidades.

2.3 – ¿Qué información debo “exigir” a las empresas elegidas?

Para que no halla sorpresas, le repasamos los puntos más importantes a tener en cuenta cuando usted se reuna con las empresas elegidas y presente su briefing para la elaboración de un proyecto. Tenga en cuenta y aclare los siguientes puntos.

  1. Acordar una fecha aproximada para la entrega del proyecto. Dependiendo de su proveedor, de la dificultad de proyecto o de la carga del trabajo del mismo puede tardar, desde pocos días a varias semanas en realizar un proyecto.
  2. Exija un listado o memoria descriptiva con todos los elementos incluidos y presupuestados en el proyecto, así como la calidad o acabado de los elementos, las especificaciones de los elementos audiovisuales, etc.
  3. Revise si se incluyen o no gastos derivados del proyecto, pues muchas veces no se contabilizan en el presupuesto recibido, pero le pasarán una factura más adelante con los mismos; como pueden ser: gastos de viajes, hoteles, dietas y tasas en caso de montar en un otra ciudad o en un país extranjero, cánon de montaje, seguro de responsabilidad civil, gestión de residuos, conexión de cuadro eléctrico, consumo de agua y/o electricidad del stand, primera limpieza o limpieza diaria del stand, mantenimiento durate la feria de desperfectos o accidentes… etc.
  4. Acuerde una fecha de entrega de su stand, ya sea funcional (a falta de colocación de elementos superfluos o limpieza) o final; lo aconsejable es, si el tiempo dado por el recinto u organizador lo permite, una entrega de al menos 24 horas antes de la inauguración, para que el expositor pueda revisar su stand y colocar el producto, aprender su funcionamiento, etc.
  5. Acuerde una forma de pago, mediante pacto de ambas partes.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, podemos diluir la mayor parte de problemas previos a la asistencia de una feria.

En el siguiente artículo trataremos el diálogo con las distintas empresas y la elección y ejecución del proyecto elegido.

Briefing


 

 

 

 

Iván Zabala

 Posted by at 10:19

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